MANUAL

Innehållsförteckning

GRUNDDATA

Grunddata

Tillgång (asset)

Administration av tillgångar görs via menyn ”Assets”. #1
Här finns en lista med alla tillgångar som ni lagt upp i RTIM. För att ändra / justera data, klicka på raden på den tillgången som ni vill ändra. Om ni ska lägga upp en ny tillgång så klicka på knappen som finns till höger om listan. Då kommer detaljsidan för en tillgång upp. Ange här valfria uppgifter. Den enda uppgiften som är tvingande är "namn" men det finns en stark rekommendation att ni fyller i de flesta fält. Tänk på att kontrollera i vilken enhet som ni ska rapportera mått och viktuppgifterna.

Pack och Stacksize #2

Packsize är en uppgift om hur tillgångar skal ställas på varandra eller packas i samma ”paket”. Det är tänkt att det är en uppgift om när de är tomma, dvs hur de skall packas för en effektiv returhantering.

Stacksize är hur många tillgångar som man kan / får ställa på varandra i en returtransport. Stacksize är uttryckt i antal tillgångar. Den har ingen matematisk relation med packsize i systemet, även om det i praktiken kan finnas relationer mellan dessa uppgifter.

Man behöver inte uppge packsize om man anger en stacksize. Det är uppgiften stacksize som används vid beräkningar av transportvolymer och transportyta som behövs.

Exempel, om en lastbärare har måtten 2,40 x 0,8 m.

Om ingen stacksize har angivits och en retur ska bokas med två sådana lastbärare så kommer den beräknade transportvolymen (mängden flakmeter som måste bokas) göras med 2,40 x 1,6 m.

Men om man angivit en stacksize med tex. 5 så kommer systemet beräkna att dessa två kommer kunna ställas på varandra och den beräknade transportvolymen kommer bli 2,40 x 0,8 m. Först vid 6 st i en retur så hade den beräknade transportvolymen blivit 2,40 x 1,6 m.

Meta data on asset (hållbarhet) life cycle event

En huvuduppgift för RTIM är att kunna ta fram underlag och rapporter över klimatpåverkan av lastbärare. Life cycle event syftar till olika händelser av en lastbärare som påverkar vårt klimat.

Det handlar om att ange ursprungsland, material som lastbäraren är gjord av och inbound.

Det vill säga CO2 utsläpp som skapats vid produktion av lastbäraren och transport till er. Return, recycle och waste är tre andra event man också kan ange utsläpp för.

Längst ner på sidan finns det en textruta där man kan ange hur man tagit fram siffrorna

Tillgång (assets)
Med tillgång menar vi någon produkt som skickas till någon, och där primära syftet är att den skall skickas tillbaks. Det kan vara en lastbärare men det kan även vara andra produkter tex. presenningar, kylskåp, verktyg, eller vad som helst som bör eller skall återanvändas/återlämnas.

Plats

Plats (location)

En plats är i grund och botten en adress, men det finns även ganska mycket olika funktioner i RTIM kopplat till en plats, vilket gör att det finns en del grunddata och inställningar som man kan göra på en plats.

Plats – organisation

Det finns något i systemet som heter organisation. Relationen mellan plats och organisation är att en plats alltid är kopplat till en organisation, medan en organisation kan ha flera platser under sig.

Plats (locations)

En plats är en adress dit en tillgång levereras. Det finns alltid någon organisation som är ansvarig för platsen och därmed ansvarig för tillgångarna som skickas dit.

Syftet med detta är att en organisation skall kunna ha kontroll på flöden av tillgångar på flera olika platser, en användare kan vara kopplad till en organisation och därmed ha tillgång till alla platser inom organisationen.

Men en användare kan även vara kopplad direkt till en plats. Tex. någon som är ansvarig för att kvittera returer av tillgångar från fabriken i Malmö, behöver ju inte se eller ha tillgång till fabrikens data i Göteborg.

Detta gör att när man skapar en plats så kommer man att behöva ange till vilken organisation som platsen tillhör. Antingen väljer man en befintlig organisation i listan som har namnet ”Parent organization” eller så skapar man en ny organisation genom att klicka på ”+” tecknet till höger om listan med befintliga organisationer.

Förutom adressuppgifter så finns det ett antal andra uppgifter / inställningar som man kan / skall ange på en plats.

1. Identitet

Grunduppgifter är förutom adresser även två viktiga identiteter dels ”GLN” och dels ”reference number”. Reference number är ett kundnummer/adressnummer som ni har på platsen. Det är ofta er interna identitet på platsen. GLN är i princip samma sak, fast det är en unik publik identitet på platsen som ni har köpt via organisationen GS1.

Dessa uppgifter är viktiga om man använder sig av integrationer mot RTIM systemet. Reference number kan ni använda om ni själva har en intern integration. GLN måste ni använda om andra aktörer skall rapportera att de skickar lastbärare till er. Ni kan använda GLN även för interna integrationer.

2. Publikt

Publikt är en av / på knapp. Om knappen är avstängd så kan endast ni och de kunder som ni själva lägger upp som platser / organisationer i systemet välja platsen för leverans eller retur.

Om ni däremot ställer knappen i läge "på" så kommer denna plats att vara sökbar för alla som använder RTIM systemet. Detta läge skall man använda om man har en plats, dit många olika leverantörer till dig ska skicka sina lastbärare.

3. Settings

Under settings så finns det tre delar:

Notification.

Det är inställningar för hur meddelande, larm m.m. skall hanteras för platsen.

E-post och telefonnummer kan anges. Om det finns angivet så kommer alla ”notifications” i RTIM som berör denna plats att skickas till dessa adresser. Det går att ange flera adresser / telefonnummer i fälten.

Det finns även flera olika av / på knappar som styr om olika notifikationer skall skickas. Här visas 2 olika, som bägge är avstängda, men det kan finnas fler notifikationer.

Så även om man har angivit adresser, men har själva notifikationen avstängd så kommer inget att skickas.

Transactions

Under transactions finns inställningar för hur transaktioner till / från denna plats skall hanteras. Här är ett exempel på en inställning, där inställningen heter ”Confirm receiveing” Om denna är påslagen så kommer systemet att förvänta sig att man manuellt kvitterar mottagandet av alla tillgångar som skickas till denna plats. Om den är avstängd så kommer systemet att automatiskt ta emot tillgångarna till platsen. Dvs om någon rapporterar att de skickat tillgångar till denna plats så utgår vi från att det stämmer och räknar upp saldot automatiskt.

Locations

Under locations så finns det lite andra inställningar för denna plats.

”Allow transfer to”

Normalt sett så utgår systemet från att om du skickat tillgångar till någon, så ska de returnera dem tillbaks till dig. Men om du tillåter att de skickar din tillgång vidare till någon annan, så måste du här ange vem de har rätt att skicka dina tillgångar till. Det är endast till de platser du anger här som de kan ange som mottagare av dina tillgångar.

Max Quantinty

Här anger du hur många tillgångar som du vill att denna plats max ska ha. Detta kommer användas i rapporter och som underlag för att skicka automatiska notifikationer till platsen. tex. en fråga om de har några att returnera för att de har för många.

Max Days

Här anger du hur många dagar i snitt som dina tillgångar skall få finnas på denna plats. Detta kommer användas i rapporter och som underlag för att skicka automatiska notifikationer till platsen. tex. en fråga om de har några att returnera för att de har haft dem för länge.

4. Action buttoms

Det finns två knappar på sidan som är ”action” knappar. Det är ingen grunddata utan funktionen för dessa knappar är att de kommer skicka ut en notifikation. De kommer skickas till de uppgifter som angivits under notification settings (epost eller sms).

Om man tex. klickar på ”Request counting” så kommer RTIM att skicka ett begäran om att man skall räkna hur många tillgångar man har på platsen.

5. Handle locations / Handle by locations

Är en avancerad funktion. Maila eller ring oss så hjälper vi er.

6. Return location

När någon skapar en retur kommer RTIM att försöka identifiera vart returen ska skickas. Logiken hur vi identifierar en returplats fungerar såhär:

Om du bara har en plats kommer denna plats att väljas. Om du har 2 eller fler platser kommer användaren att kunna välja returort. Men om du har 2 eller fler platser och vill styra till vilken av dem returen ska skickas till kan du markera en av platserna som "Använd som returplats" "Use as return location"

Om du har flera platser och en markerad så kommer alla returer att skickas till denna plats. Om du har fler platser som du vill att returer ska skickas till kan du markera fler som "Use as return location"

Om det finns fler platser markerade får användaren möjlighet att välja returplats när de skapar en retur.

Användare

Under menyn "användare" klickar du på en befintlig användare eller på knappen ”Add user” för att skapa en ny.

Roller

Du skall ange vilken roll som användaren skall ha.

Som standard finns det två roller, superuser och user.

En superuser kan lägga upp platser, tillgångar och användare m.m.

En user kan hantera transaktioner i systemet, men inte lägga upp grunddata.

Man kan inte återfå eller se sitt lösenord efter att man skapat det. Om man glömmer bort lösenordet kan man skapa ett nytt genom att klicka på ”Forgot password” vid inloggningsrutan.

Vill ni ta bort en användare eller ändra e-post adress hör ni av er till oss så hjälper vi er.

info@rtimsystem.com

036-160024

JOBBA I SYSTEMET

Jobba i systemet

Historiska transaktioner (Transactions)

Alla transaktioner som du har rätt att se visas under menyn ”Transactions”.

Här finns filter för att söka efter transaktioner, du kan även sortera listan genom att klicka på rubrikerna i listan.

För att se mer detaljer kring en transaktion så kan du klicka på en enskild transaktion i listan.

Väl inne på den enskilda transaktionen finns det mycket data & information. Se nedan:

1. Längst upp finns grunddata om transaktionen, datum, referenser osv.

2. Vilken / vilka tillgångar som är skickade.

3. Detaljuppgifter om från och till, inkl. instruktioner.

4. Under "Transactions details" finns detaljer kring transaktionen. Om tex. någon tar emot färre i antal än vad avsändare har rapporterat som skickat så kommer differensen att synas här på detaljsidan.

5. Under "Settings" finns alla inställningar för just den transaktionen.

Aktuellt saldo (Balances)

Under menyn "Balance" listas aktuellt saldo. Sidan finns i två varianter, en där alla saldon på dina egna platser visas. Det finns även en sida som heter "Customer Balance", där visas alla platser och saldon där dina tillgångar finns hos någon annan än dina egna platser.

Inne på sidan finns ett antal filer / sökrutor. (se #1 i bilden ovan). Det finns även en tabell där alla saldon visas. I listan visas lastbärarens namn, vem som äger den samt vilken plats det avser. För att gå in på en specifik plats för att se detaljer, klicka på en rad i tabellen.

Saldo, detaljsidan.

När man har klickat på en rad så kommer man till en detaljsida över saldo och transaktioner för en specifik plats.

1# Längst upp på sidan finns det ett antal aktivitetsknappar. Vilka som syns för dig kan variera pga. vilken rättighetsroll du har.

2# Det finns ett datumfilter för sidan. Här kan du ändra för vilken period som du vill se historik från. Alla siffror, grafer och tabeller kommer justeras utifrån den tidsperiod som du anger.

3# Det finns några nyckeltal som visas, om det finns jämförelsedata från förra året så visas även förändringen mot förra året.

4# & 5# Det finns två flikar, en som heter data och en som heter graph. Data visas som default när man går in på sidan och är det som visas i bilden ovan. Om man klickar på Graph så visas grafer över saldo och transaktioner

#6 Det finns en saldolista över denna plats. Här visas alla tillgångar som finns på platsen. I denna lista finns även två knappar, en för att returnera tillgångar till ägaren, och en för att skrota ut / ta bort tillgångar från platsen. Dessa funktioner beskrivs i egna avsnitt i manualen.

#7 Längst ner på sidan finns en lista med alla transaktioner som finns på denna plats.

Skicka tillgångar (Send)

Det är bara den som äger tillgångarna som kan skicka iväg dem.

Om någon som inte äger tillgångarna är inloggad i RTIM så kan de bara returnera eller transferera dem.

Att skicka är inget konstigare än att registrera att man har levererat lastbärare från en plats till en annan.

1 Uppgifter

Det första som syns på sidan för "Send" är uppgifter om vilken tillgång, antal, från och till platser. Dessa uppgifter är obligatoriska och måste anges för att man skall kunna skapa en transaktion.

2 Övrig info (Additional information)

Det finns ett antal valfria fält som man kan använda för att registrera data ang. transaktionen. Allt från referensnummer till estimerade tider när transaktionen har hänt /ska ske.

3 Settings

Det finns även ett antal olika inställningar som kan anges / ändras på en transaktion. Många av dessa inställningar är ”ärvda” från platsens inställningar. Men de kan ändras / tas bort på transaktionen.

Returnera tillgångar (Return / transfer)

Returnera / transferera är en transaktion som används när antingen någon vill rapportera att ägaren KAN HÄMTA sina tillgångar, eller att man som kund HAR SKICKAT iväg tillgångarna. Om man skickar dem tillbaks till ägaren så blir det en retur, om man skickar iväg dem till någon annan så blir det en transfer.

Gränssnittet för att returnera / transferera ser identiskt ut som för att skicka iväg. Skillnaden är att de platser som man kan välja som från och till är begränsade till de platser som man kan returnera / transferera.

Ta emot (receiving)

"Ta emot" är funktionen du ska använda när du registrerar att du tar emot tillgångar. Det finns två huvuddelar här, antingen så är leveransen aviserad, dvs någon har registrerat att de skickat tillgångarna till dig (tex. någon har gjort en retur i systemet), då letar du upp den transaktionen och kvitterar ett mottagande.

Om ingen avisering finns, då skapar du en mottagning från grunden, dvs du får ange vad som kommit och från vem.

Ta emot en aviserad tillgång

Gå till sidan för ta emot (Receiving) där ser du en lista med alla aviserade inleveranser. De kommer har status ”in progress”.

Du kan filtrera och söka om det finns många transaktioner i listan. För att kvittera en mottagning, klicka på raden för den transaktion som du vill ta emot.

Du kan se alla detaljer på transaktioner. Det finns en knapp som heter ”Confirm receiving” klicka på den och du får möjlighet att justera antal

Det finns även en knapp för ”Confirm”. Där sparar och registrerar du mottagningen av dessa tillgångar.

Registrera en mottagning utan att den är aviserad.

Finns inte transaktionen föraviserad så kan du klicka på knappen ”Add receiving” då får du skapa en transaktion där du anger vad du tar emot, varifrån de kommer och du bekräftar vart de tas emot. Gränssnittet ser ut som när du gör en vanlig transaktion.

MEDDELANDE

Meddelande (notifications)

RTIM kan skicka ut meddelanden. Ett meddelande kan skickas automatiskt, men de kan även skickas efter manuellt beslut, (dvs någon klickar på en knapp för att skicka).

Följande meddelanden finns i RTIM:

Request Counting
En begäran från ägaren av tillgångarna att de som har tillgången skall räkna och rapportera hur många de har. Skickas till den eller de personer som angivits på platsens grunddata
Confirm Receiving
Ett mail som meddelar att en kvittens av mottagandet av tillgångar har skett. Kan sättas som en grundinställning om detta ska göras eller inte på respektive plats men kan även styras på varje enskild transaktion.
Balance Status
En sammanställning över vilka tillgångar som finns på en specifik plats (kontoutdrag). Meddelandet skickas till den eller de personer som angivits på platsens grunddata 1 gång per månad.
Deviation
Avvikelse, om någon kvitterar att de tagit emot färre (eller fler) tillgångar än vad avsändaren har rapporterat så kommer skillnaden att hanteras som en differens och rapporteras till ägaren.
Request for Return Due To Return Rate
En fråga om det finns tillgångar som ska returneras. Detta triggas av att returgraden är för låg. Normvärdet sätts på varje plats.
Request for Return Manually
En fråga om det finns något att returnera. Det triggas manuellt.
Request for Return Due to High Balance
En fråga om det finns något som skall returneras. Meddelandet triggas av att det beräknade saldot på platsen är väldigt högt.
New User Registration
Ett meddelande till en ny användare
Received asset Deviation
Ett meddelande om att mottagaren har gjort en avvikelsekvittering när det gäller antalet tillgångar som hen tog emot.

VANLIGA FRÅGOR & SVAR

Vanligaste frågorna

Vi registrerade fel antal lastbärare, hur ändrar jag?

- Sök upp transaktionen, klicka på ändra

Vi skall inte få returer, vi har engångs lastbärare, hur gör vi?

- Ni skall ändå registrera era leveranser till er kund. De kommer destruera dessa. Destruktionen kommer registreras och kommer att finnas med i statistiken på hur stor del av lastbärarna som er kund kan återanvända.

Det innebär att ni måste lägga upp lastbärare i RTIM och registrera de leveranser ni gör. Troligtvis vill era kunder att ni anger hållbarhetsdata kring lastbäraren.

Vi vill att returen går till någon annan än oss?

- Ni lägger upp en ny plats i RTIM. Det ska vara den plats (och organisation) som ni vill ska få returen. Sedan markerar ni att den platsen är er returplats. Ni gör det genom att aktivera av/på knapp inne på "location" sidan.

Jag hittar inte platsen dit vi skickat lastbärarna i systemet?

- Det kan finnas flera orsaker, enklast är att ni kontaktar RTIM support på 036-160024 eller på info@rtimsystems.com.

Vi skickade aldrig något, kan jag radera en transaktion?

Nej men du kan ändra transaktionen och sätta antal till 0.

Saldot är fel, vi har hämtat lastbärare som inte är registrerat hur gör jag?

- Klicka på "edit transaction" och ändra antalet eller registrera ett nytt saldo på kundens plats (gå in på "balance", klicka på ”count assets” och ange nytt saldo).

Skillnaden, dvs. så många som de har slarvat bort kommer att försvinna från deras plats. Samma antal kommer att dyka upp på ert avvikelselager. Skillnaden dyker upp på en transaktion som syns på ert avvikelselager, gå in på detaljer på den transaktionen och klicka på knappen ”accept deviation” .

Det som händer är att ni kommer ”ta bort” det antalet lastbärare ur systemet, och vi får en spårning på att det var från kundens lager. Om ni sedan ska kräva ersättning från kunden, fakturera kostnader etc. så är det något ni gör utanför RTIM.

Kan jag ta ut Rapport/export av våra transaktioner.

- Gå in på sidan för transaktioner. Där finns en knapp som heter ”Export”, klicka på den så kommer ni få en Excell-rapport med alla era transaktioner. Har ni många, så kan ni först söka och filtrera listan och sedan klicka på Export.

Jag känner inte till ursprungsland på materialet i våra lastbärare hur gör vi då?

- Ni bör känna till det. Om ni inte gör det så kontakta er kund, som har valt att ni måste registrera era leveranser i RTIM och hör med dem hur ni ska göra. Ursprungsland är något som ni eller er kund kanske vill använda i miljöredovisningar. Det är ingen uppgift som är tvingade för att kunna använda RTIM.

Hur räknar ni ut Co2e besparingen?

På varje tillgång så finns det fält för klimatpåverkan för just den tillgången. Det är uppdelat i dels påverkan för framtagandet av en ny lastbärare och transporten till er. Här skall ni ange ett värde som avser tillverkningen av tillgången, även om ni inte köper från någon som producerar tillgången. Det finns även ett par fält där ni skall ange klimatpåverkan beroende på vad som händer med tillgången efter att den varit hos er kund. Om den slängs som avfall eller om den återvinns, återanvänds eller returneras .

Med hjälp av dessa siffror kan vi beräkna klimatpåverkan för era tillgångar. Vilka siffror ni anger för era tillgångar kommer vi inte att granska eller ändra. Om ni har lagt in ett felaktigt värde, så kommer vår sammanställning att bli fel. Önskar ni mer information om detta finns vi alltid tillgängliga.