Checklista för dig som skall införa en lastbärarpolicy

Introduktion

Nedan följer information gällande hur ni kommer igång med en lastbärarpolicy och börjar använda RTIM Systems. Med RTIM Systems kan data insamlas kring lastbärare och användas för att uppmuntra leverantörerna att arbeta med ett återanvändningsflöde istället för ett förbrukningsflöde.

1. Gå igenom och fastställ en lastbärarpolicy I slutet av detta dokument finns ett förslag till en lastbärarpolicy. Använd den som en mall eller som en förlaga till er egen lastbärarpolicy. Det som är viktigt är att ni fastställer vilka era mål och syften är med att inför lastbärarpolicyn: om det är att direkt påverka ett beteende hos leverantörerna, eller endast att mäta och skaffa kunskap om vad som händer med lastbärarna, eller en kombination av dessa.

När målen är definierade kan mer detaljerade krav och styrmedel fastställas:

a. Ekonomiska: accepterar ni pant? Vem skall stå för kostnaden att lämna lastbärare till återvinning eller avfallshantering?

b. Praktiska: hur vill ni att returer ska ske? Ska återanvändbara lastbärare vara märkta på ett specifikt sätt?

c. Administrativa: definiera ert krav på att leverantörer rapporterar i RTIM Systems samt hur ni vill att de skall agera om de får en signal att lastbärare är tomma och kan hämtas för retur. Vidare kan ni fastställa vilka krav på grunddata gällande lastbärarna som ni kräver; exempelvis om leverantören måste ange lastbärarnas ursprungsland, material, vikt och klimatpåverkan, för användas i klimatrapportering.

2. Fastställ praktiska rutiner Gå igenom och fastställ nya praktiska rutiner för hur returer och rapporteringar av slängda, återvunna och/eller sålda lastbärare hanteras. Detta görs tillsammans med platscheferna för den eller de platser ni inför policyn på.

3. Skapa ett konto i RTIM Systems Ni behöver ett konto i RTIM Systems, där ni behöver lägga upp en eller flera platser. Ni lägger upp en plats för varje adress som ni vill mäta och följa lastbärare på. Varje plats har ett namn och en identitet, dessa uppgifter behöver leverantörerna få tillgång till, så att de vet till vilka platser de ska rapportera leveransen av lastbärare till.

4. Bjud in leverantörerna I samband med att ni meddelar leverantörerna om införandet av ny lastbärarpolicy skickar ni även en inbjudan till leverantörerna med information att de ska ansluta sig till RTIM Systems. De får även information om vilka platser de ska rapportera leveranser till. Exempel på inbjudan inklusive lastbärarpolicy finns i slutet av detta dokument.

Råd och hjälp för att komma igång praktiskt får ni alltid genom att kontakta RTIM Systems på support@rtimsystems.com eller 036-160 024.

Exempelmail till leverantör Hej bästa leverantör,

Vi på Byggföretag AB har infört nya rutiner för hur vi ska hantera lastbärare för vårt projekt ProjektNamn. Vi ber er som leverantör att förhålla er till det. Vi har sammanställt dessa nya rutiner i en lastbärarpolicy, som bifogas nedan.

Policyn handlar om att vi vill samla data kring alla lastbärare som levereras till detta projekt i ett system som heter RTIM Systems. Det finns en länk till RTIM systems i lastbärarpolicyn nedan (punkt 7). Via den länken kommer ni få den information ni behöver för att komma igång med RTIM systems. Med vänlig hälsning,

Beställare

Lastbärarpolicy för leveranser till ProjektNamn

1. DEFINITION AV LASTBÄRARE

Denna policy gäller för lastbärare. Lastbärare är det material som används för att transportera gods från leverantör till mottagare. En lastbärare är i många fall möjlig att återanvända efter det att godset lastats av. Exempel på lastbärare är: pallar, korgar och ställningar i plast, trä eller stål, plasttankar, vagnar, backar och tunnor. Emballage såsom kartong, wellpapp, frigolit och mjukplast inkluderas inte i definitionen av lastbärare.

2. SYFTE & MÅL

Beställarens syfte och mål med att använda en policy för lastbärare är att förbättra nedan avseende hanteringen av lastbärare vid leveranser till beställaren:

· Ökad återvinningsgrad och att uppnå en hög procentandel av återvunna eller återanvända lastbärare.

· Minskad avfallsmängd från lastbärare med 25 procent jämfört med tidigare år eller baslinjevärde.

· Ökad livslängd för lastbärare genom användning av hållbara material, konstruktioner och underhållsmetoder.

· Minimerad resursförbrukning genom effektivare materialanvändning, produktionstekniker och återvinningsprocesser.

· Ökat leverantörsansvar via leverantörer som engagerar sig i återanvändning och återvinning av lastbärare, samt följer cirkulära hållbarhetsprinciper.

· Minskat CO2-utsläpp med 30 procent jämfört med tidigare år eller baslinjevärde.

· Minskad total kostnad för lastbärare genom ökad återvändning av befintliga lastbärare.

3. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT

För att uppnå syfte och mål kommer beställaren att:

· Samla in data över vilka lastbärare som levereras till beställaren via en molnbaserad IT-tjänst.

· Analysera vilka leverantörer som återtar sina lastbärare enligt uppsatta rutiner, samt vilka leverantörer som underlåter sig att återta lastbärare enligt dessa rutiner.

· Mäta förbättringar över tid från leverantörerna.

· Skapa ekonomiska drivkrafter för att öka andelen återanvändbara lastbärare

· Skapa tydliga och enkla rutiner hur returförfarandet av lastbärare skall ske.

4. PRIORITERING AV ÅTERANVÄNDBARA LASTBÄRARE

Leverantörerna skall prioritera att använda återanvändbara lastbärare vid leverans till beställaren.

5. LEVERANTÖRENS ANSVAR FÖR LASTBÄRARE

· Leverantören är ansvarig för att lastbärarna de använder kan returneras och återanvändas.

· Leverantören skall ombesörja transport från beställaren när retur av lastbäraren skall ske.

· Leverantören skall följa beställarens rutiner och processer för fysisk upphämtning av lastbärarna.

· Om möjligt skall leverantörens lastbärare vara märkta så att leverantören (ägaren) kan identifieras.

· I de fall det inte är möjligt att använda återanvändbara lastbärare, eller om leverantören inte hämtar lastbärare som skall returneras, ombesörjer beställaren att lastbäraren lämnas till återvinning eller destruktion. Kostnaden för återvinning eller destruktion skall bekostas av leverantören. Beställaren fakturerar en återvinnings- eller destruktionsavgift till leverantören.

6. KOSTNAD OCH PANT

Då målsättningen är att leverantören skall återta sina lastbärare enligt punkt 4 ovan accepteras inga kostnader för lastbäraren, varken i form av direkt kostnad eller såsom pantavgift.

7. BESTÄLLARENS IT-TJÄNST

Beställaren har valt en molnbaserad IT-tjänst för administration av lastbärare som är RTIM Systems. Denna tjänst skall leverantören ansluta sig till och därigenom:

· Rapportera vilka lastbärare som använts vid leverans till beställaren.

· Ta emot och acceptera en begäran om retur från beställaren.

· Rapportera när en fysisk retur gjorts.

IT-tjänsten kan användas fristående, men det finns även möjlighet att integrera med befintliga ERP-, WA- och TA-system via API.

För mer information kring IT-tjänsten och hur ni kommer igång finner ni på : https://rtimsystems.com/supplier

8. EFTERLEVNAD OCH UPPFÖLJNING

· Beställaren genomför regelbunden uppföljning för att säkerställa leverantörens efterlevnad av denna policy.

· Den leverantör som inte efterlever policyn riskerar straffavgifter, kontraktsändringar eller uppsägning av gällande leverantörsavtal.